Le(la) Responsable Administration des Ventes supervise toutes les opérations de gestion des contrats de vente hors export, depuis l’enregistrement des commandes jusqu’à la livraison aux clients afin de garantir le bon déroulement des processus administratifs et commerciaux.
Fiche métier
Responsable ADV
Connaissances – savoir
| Très bien connaître les règles et fondamentaux en gestion commerciale, comptabilité, finance et contrôle de gestion. |
| Très bien connaître les logiciels de gestion commerciale et relation client spécifiques (SAP, Sage, Sybel…) et les outils bureautiques associés. |
| Très bien connaître le droit commercial et les règles de fiscalité applicables. |
| Bien connaitre l’offre commerciale de l’entreprise et son marché. |
| Connaître l’environnement supply chain. |
| Connaitre les réglementations spécifiques du commerce international du type Incoterms (description des conditions d’achat et de vente auprès des fournisseurs et des clients) |
Compétences comportementales – savoir-être
| Faire preuve d’aisance relationnelle |
| Être organisé et rigoureux afin de pouvoir tenir des objectifs et délais de gestion |
| Avoir le sens du service et s’impliquer pour créer une relation de confiance. |
| Être proactif : savoir anticiper les demandes. |
| Faire preuve de facilités de communication pour assurer l’interface avec les clients internes/externes. |
| Savoir faire preuve de réactivité dans des situations critiques. |
| Savoir faire preuve de rigueur et méthode. |
| Persévérance et capacité à gérer positivement des situations stressantes. |
| Savoir faire preuve de souplesse d’esprit et de diplomatie. |
Compétences opérationnelles – savoir-faire
| Maîtriser une ou plusieurs langues étrangères dont l’anglais. |
| Mettre en oeuvre une approche d’écoute et de conseil pour construire une réponse adaptée aux besoins des clients. |
| Développer et faire vivre un réseau de relations professionnelles |
| Rédiger des procédures-type d’achat et de vente, des contrats-types de vente |
| Trouver, argumenter et négocier des solutions aux problèmes liés aux commandes et aux livraisons |
| Ajuster son comportement à la nature de ses interlocuteurs ou clients (conflit, stress, etc.) |
| Appliquer et faire appliquer les normes qualité définies dans l’entreprise |
| Réaliser et piloter des opérations sur les flux de produits (entrées/sorties) dans des conditions économiques, de qualité et de délai optimales. |
| Manager une équipe pluridisciplinaire et en réseaux. |
| Maîtriser les techniques de gestion de projets techniques (expression des besoins, cahier des charges, planning…). |
| Recueillir et transmettre l’information de manière fiable aux différents interlocuteurs. |
| Travailler en équipe et en mode projet dans un environnement matriciel |
| S’exprimer en anglais dans son domaine de compétence |
| Connaissance de progiciels de gestion intégrée (PGI) ou progiciels SAP. |
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Contrôle du traitement des commandes.
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Traitement des données commerciales.
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Validation et enregistrement des commandes.
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Veille au respect de la politique tarifaire de l’entreprise.
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Contrôle et anticipation de la disponibilité des produits et du respect des délais de livraison.
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Suivi de la clientèle, remontée des situations auprès des forces de vente.
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Réponse aux demandes d’information des clients.
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Gestion du système de facturation.
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Supervision des dossiers de financement.
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Relance des impayés.
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Gestion les litiges, réclamations et contentieux.
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Rapprochement entre prévisions commerciales et réalisé, échéances et trésorerie.
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Définition et suivi des tableaux de bord liés à l’activité commerciale.
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Analyse des résultats de vente, par marché et par client: Rapprochement entre prévisions commerciales et réalisé, échéances et trésorerie.
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Gestion des reportings internes, (ex : suivi des chiffres clients, de la facturation, du nombre de litiges).
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Définition des prévisions commerciales en lien avec la direction commerciale, participation à l’élaboration des budgets.
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Management d’une équipe d’administration des ventes.
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Encadrement, suivi du traitement des dossiers, support sur les interventions hors modèles-types.
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Coordination des différents services intervenant sur la chaîne commerciale (commerciaux, logistique, production…).
Directeur(trice) ADV
Superviseus(e) ADV
Responsable clientèle
Responsable du service client
Responsable de gestion commerciale
BTS ou DUT commercial ou comptabilité/gestion
École supérieure de commerce
DECF, DESCF
Bac+ 4/5 comptabilité/gestion/finance
